SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB PADA PT. BRIDGESTONE TIRE INDONESIA

Abstract

Saat ini di dalam perusahaan ataupun organisasi agar dapat bertahan dalam kondisi persaingan yang ketat harus melakukan efisiensi dalam segala hal, termasuk dalam hal biaya untuk penyimpanan arsip. Tujuan dari penulisan karya ilmiah ini adalah untuk memberikan solusi dalam membuat arsip dokumen menjadi lebih efisien dalam penyimpanan, pencarian, dan penggunaan. Penulis melakukan riset pada sebuah perusahaan swasta di Bekasi yaitu PT. Bridgestone Tire Indonesia, dalam riset tersebut penulis menemukan bahwa sistem penyimpanan dokumen di PT. Bridgestone Tire Indonesia, seperti surat informasi keluar, request antar seksi, dan dokumen lainya masih menggunakan manual. Terjadi beberapa kendala ketika pencarian dokumen memerlukan waktu cukup lama, selain itu semakin bertambahnya dokumen yang dikeluarkan setiap hari membuat kebutuhan penyimpanandokumen hardcopy semakin besar dan menyebabkan kebutuhan area penyimpanan kabinet semakin luas. Jika tidak di perbaiki maka ini menjadi sesuatu hal yang sangat tidak efisien bagi perusahaan baik dari segi kecepatan pencarian dokumen, dari segi keamanan dokumen, dan juga dari segi biaya penyimpanan dokumen. Oleh karena itu penulis menawarkan solusi untuk beralih dari sistem penyimpanan dokumen manual menjadi menggunakan aplikasipengarsipan dokumen berbasis web. Aplikasi ini bisa di akses oleh user dari tempat mana saja asalkan ada computer yang terhubung dengan jaringan perusahaan penggunaannya hanya dibatasi pada ruang lingkup perusahaan saja, untuk keamanan penggunaan data maka hanya user yang di ijinkan yang bisa download dokumen. Selain proses pencarian dokumen bisa lebih cepat, juga bisa mengurangi area penyimpanan dokumen sehingga bisa lebih efisien.